Løs op for den eksterne styring gennem bedre dokumentation 

Af Simon Østergaard Møller

Hvis du er leder af fagprofessionelle i den offentlige velfærdssektor, kender du sikkert til på den ene side at skulle lede efter krav fra politikere og administrative ledere længere oppe i organisationen, om at synliggøre effektivitet og resultater af din organisations eller afdelings indsats. Og på den anden side at gøre det på en måde, så dine medarbejdere ikke føler, de bliver mødt med styring, der undergraver deres faglighed. 

Dette er et velkendt dilemma. 

Men hvorfor er det sådan? Hvorfor oplever mange fagprofessionelle dokumentation som meningsløs og spild af tid? I mit arbejde med effektdokumentation og resultatmåling i socialt arbejde er det min erfaring, at langt de fleste fagprofessionelle gerne vil dokumentere resultaterne af deres indsats. De er nysgerrige efter, hvordan den enkelte borgers udviklingsforløb kan dokumenteres på den bedste måde. De er optagede af, hvordan resultater på tværs af de borgere, som de hjælper, ser ud, og hvad de kan lære af dem. Og de oplever en naturlig faglig stolthed, når effekterne kan dokumenteres og offentliggøres. Så hvorfor denne modstand mod dokumentation? 

En gammel modsætning

Det handler om en modstilling mellem fagprofessionel autonomi og politisk-administrativ styring, som har eksisteret længe. Politikere og forvaltningsledere har i mange år haft et stigende fokus fra på, at viden om effekterne af de offentlige indsatser skal gøres transparent og tilgængelig for dem, og ikke alene være forbeholdt de fagprofessionelle selv.  

Det sker blandt andet gennem konkrete resultatmålingsredskaber i den fagprofessionelle praksis, som kan hjælpe politikere og ledere med at effektivisere driften, prioritere de offentlige ressourcer og underlægge den fagprofessionelle praksis mere demokratisk kontrol. Offentlige chefer på socialområdet peger for eksempel på, at manglende viden om effekterne af den offentlige indsats er en af de væsentligste udfordringer for dem.  

Måske oplever du og dine medarbejdere, at det ikke er nogen enkel proces at tilvejebringe denne viden. Forskning og praksisevaluering har igennem flere år peget på en række utilsigtede konsekvenser af den resultatbaserede styring, som ingen forventede eller ønskede skulle ske, og denne form for styring af den offentlige sektor har endda i visse sammenhænge sandsynligvis forringet den offentlige service, som en forskningsrapport fra KORA tidligere har påpeget.  

Løsningerne lader sig ikke bestemme på forhånd

En del af misæren er, at den dokumentation, som skal tilvejebringe den efterspurgte viden, ofte bliver udviklet og defineret eksternt, uden for de fagprofessionelles indflydelse. Det er for ofte alene politikere og administratorer, som definerer, hvilke mål og succeskriterier, som de fagprofessionelle skal måles på, og i anden omgang, hvilke løsninger, de skal bruge. Problemet med det er, at de fleste problemstillinger, som fagprofessionelle hjælper samfundets borgere med, er så komplekse, at løsningerne ikke lader sig forhåndsbestemme af målkataloger og standardiseringer.  

Det må være et rimeligt krav fra politikere og forvaltningsfolk, at den service som borgerne modtager er legitim, retfærdig, etisk og virkningsfuld, og derfor må de fagprofessionelle ikke lukke sig omkring sig selv i mødet med borgerne, men bør i stedet sikre, at samfundet kan få det nødvendige indblik i driften og i de resultater, som opnås. 

Samtidig ved vi i dag, at kvaliteten af de fagprofessionelles arbejde ikke kan afgøres gennem tjeklister. Og at kvaliteten risikerer at blive forringet gennem en ekstern styring, som tilsidesætter udøvelsen af de professionelles faglige dømmekraft af, hvad der er den bedste løsning i en given situation? 

Mere styring indefra

Svaret på det er, at man som fagprofessionel organisation på ene side må anerkende behovet for politisk-administrativ gennemsigtighed som legitimt: Ja, vi skal dokumentere kvaliteten af vores arbejde. Ja, vi skal synliggøre, at vores arbejde med borgerne går retfærdigt til. Ja, vi skal sørge for at anvende vores ressourcer på den mest effektive måde.

Men samtidig må vi på den anden side stå fast på, at den styring også (primært?) skal varetages indefra, fordi kvaliteten af de fagprofessionelles arbejde i høj grad hænger sammen med de fagprofessionelles individuelle og kollektive kompetencer til at handle, reflektere og vurdere, hvad der skal gøres i konkrete situationer sammen med borgerne 

Forsøg med resultatdokumentation udviklet med udgangspunkt i de fagprofessionelles egne kriterier for effektiv praksis viser stor anvendelsesværdi. Det gælder både for de fagprofessionelle selv og deres ledere, som kan bruge dokumentation både i dialog med den enkelte borger, med hinanden og i dialogen med eksterne samarbejdspartnere udad og opad i organisationen. Samtidig viser analyser, at megen af den dokumentation, som allerede indsamles, kan analyseres og bruges til læring om kvaliteten af den offentlige indsats. 

Så ja, der er et dilemma mellem at dokumentere sit arbejde på en måde, der kan bruges til styring og prioritering af fagprofessionelt velfærdsarbejde, og skabe tilstrækkelig autonomi i den fagprofessionelle opgaveløsning til at borgerne modtager en hjælp, der passer til de behov og ønsker, som de har. Men diskussionen bør ikke handle om, hvordan vi undgår dilemmaet, men om, hvordan vi håndterer det. Og det er der i dag gode muligheder for. 

Bedre dokumentation

Du kan som leder af fagprofessionelle fx starte med at stille følgende spørgsmål i din egen organisation: 

  1. Hvordan kan I indsamle viden, som sikrer, at I får øje på de borgere, som ikke hjælpes tilstrækkeligt? 
  2. Hvordan kan I synliggøre ikke-virksomme indsatser og sikre, at I får disse indsatser justeret?
  3. Hvordan kan jeres dokumentation bidrage til, at sager afsluttes rettidigt og ikke fortsætter i det uendelige? 
  4. Hvordan kan I skabe overblik over jeres indsamlede viden, så den kan anvendes til læring og hvilke arbejdsgange i jeres organisation kan understøtte det? 
  5. Hvordan kan dokumentation anvendes til at prioritere de tilgængelige ressourcer på et mere oplyst grundlag? 

Det er ikke usandsynligt, at I allerede indsamler viden i dag, der kan bruges til at besvare nogle af disse spørgsmål. Måske skal den bare systematiseres? Det kan også være, at I skal udvikle nye former for dokumentation – og afvikle andre.  

Men når I kan svare på spørgsmål som disse, er I langt i processen med at udvikle en dokumentations- og styringspraksis, som både opleves som relevant og meningsfuld for de fagprofessionelle, og som kan give politikere og forvaltningsadministration den viden og indsigt, som de efterspørger og har brug for.